Как бизнесу защититься от «утечки денег»: простые правила финансового контроля

В любой компании, будь то небольшой семейный бизнес или крупный холдинг, главный риск — это утечка или нецелевое использование денег. Потери могут быть как результатом ошибок, так и осознанных злоупотреблений.

В Узбекистане многие компании уже внедряют управленческий учет, автоматизированные системы и внутренние регламенты. Но этого может быть недостаточно. Без четкой системы финансового контроля деньги могут «утекать» незаметно.

1. Разделите функции и полномочия

• Один сотрудник не должен одновременно и одобрять, и проводить платеж.
• Закупки, бухгалтерия и казначейство — разные люди или отделы.
• Для крупных сумм — обязательное двойное согласование (директор + финансовый директор).

2. Назначьте budget holders

• Budget holder (держатель бюджета) — это ответственный за выполнение и контроль бюджета конкретного отдела или проекта. Он следит, чтобы расходы шли строго по утвержденным статьям, и отчитывается за отклонения.
• У каждого budget holder должно быть чёткое P&L по своему направлению и лимиты.
• Финансовая служба ежемесячно сверяет план-факт с каждым бюджетодержателем.

3. Утвердите бюджет и лимиты

• Разрабатывайте годовой и квартальный бюджет с разбивкой по статьям.
• Лимиты расходов закрепляйте в регламенте.
• Любые траты сверх лимита — только с одобрения руководства.

4. Внедрите управленческий учет

• Ведите P&L, баланс и Cash Flow не только для налоговой, но и для внутреннего контроля.
• Сравнивайте план и факт ежемесячно.
• Внедрите BI-системы или Google Sheets с автоматическими отчетами.

6. Введите обязательный акт сверки

• Проводите сверки с поставщиками и клиентами не реже одного раза в квартал.
• Для валютных операций — отдельный контроль курсов и комиссий.

7. Политика «нулевой терпимости» к нарушениям

• Пропишите в трудовых договорах ответственность за нецелевое использование средств.
• Введите систему дисциплинарных взысканий.

8. Контроль инвесторских или кредитных средств

Если вы привлекли деньги от инвестора, банка или через облигации:

• Создайте отдельный счет для целевых средств.
• Введите раздельный учет их расходования.
• Готовьте ежемесячный отчет о целевом использовании.

Финансовый контроль  это не только защита от хищений, но и инструмент для повышения эффективности. Система budget holders, разделение полномочий, бюджетирование, автоматизация и аудит  это реальная защита от «нецелевых» расходов и уверенность инвесторов в прозрачности бизнеса.