Решение SAP для взаимодействия покупателей и поставщиков: три ключевые выгоды для ритейла от экспертов LeverX Group

Ритейл не исключение. Узнайте у экспертов LeverX Group, как SAP Digital Supplier Network помогает оптимизировать ведение бизнеса в этой сфере.

Снижение нагрузки на категорийных менеджеров

При масштабировании сети и расширении товарного ассортимента возрастает нагрузка на категорийных менеджеров. Выходом может стать автоматизация операций по подтверждению заказов.

«Часто ритейлеры ведут поток заказов в Excel, а подтверждения формируют вручную и высылают по почте. Это отнимает немало времени у специалиста и может приводить к разного рода ошибкам. SAP помогает автоматизировать процесс подтверждения заказа поставщикам в отделах с высокой оборачиваемостью товаров и снизить количество ошибок».

Увеличивается оборот продукции за счет своевременных заказов продукции

Как внедрение решения для автоматизации документооборота способствует увеличению оборота продукции? Прежде всего нужно понимать, какое программное обеспечение используют в ритейле. Чаще всего применяют два вида ПО: бухгалтерское и кассовое. Оно не покрывает задачи, связанные с поставщиками. Категорийным менеджерам приходится отслеживать остатки в бухгалтерском ПО, где они формируются за счет сопоставления поставленного и проданного товара. Затем менеджеры проводят ABC/XYZ-анализ в кассовом ПО, а заказы снова переносят в бухгалтерское. В итоге ритейлеры могут столкнуться с такими проблемами, как несвоевременное отслеживание остатков, несвоевременные заказы и оплата.

«Распространенная ситуация: в зале магазина и на складе закончился продукт. На следующий день, когда это заметили, сделали заказ, а продукцию привезли еще через пару дней. В итоге два-три дня продукт в магазине не продавался. Если подобная ситуация повторяется хотя бы раз в месяц, это приводит к потере 7-10% от оборота данного продукта. При повторении ситуации по группе товаров это 7-10% от общего оборота продукции компании. При условном обороте 1 млн. долларов и себестоимости в 70% теряется около 30 тыс. долларов прибыли в месяц. Половина этих потерь, возможно, перекроется представленным ассортиментом, но все же 15 тыс. долларов – существенная сумма. И это только вопрос отслеживания остатков и своевременности заказов, не говоря про возможные издержки несвоевременного отслеживания поставок и проведении оплат.

SAP DSN поможет автоматизировать работу с поставщиками по следующим блокам:

• осуществление заказов на покупку;
• подтверждение заказов;
• получение уведомлений об отгрузке;
• уведомление о получении товара;
• инвойсинг;
• уведомления об оплате.

Все это не только существенно увеличивает оборот компании, но и дает категорийным менеджерам дополнительный инструмент и время для того, чтобы уменьшить себестоимость и увеличить общую отсрочку платежей компании».

Сокращаются простои поставок при согласовании транзакционных документов

В закупках самое важное – оперативность и постоянное наличие товара, пользующегося спросом.

Как говорилось выше, большинство операций, которые выполняют категорийные менеджеры, времязатратные. Кроме того, вся цепочка взаимодействий с поставщиками происходит в разных системах, а заказы, уведомления и другие документы отправляются всем участникам процесса, включая поставщика, по почте.

При работе с поставщиками всегда есть необходимость согласования графика поставок, предоставления и подписания документов: от протоколов согласования цен до дополнительных соглашений и сертификатов. Урегулирование всех моментов по заявке с поставщиком — также достаточно времязатратный и трудоемкий процесс, и снова все решается через почту или звонки.

SAP-решение для закупок позволит перевести процессы в «цифру»: от автоматизации согласования партий поставки на каждый из складов для уменьшения простоев и очередей на выгрузке до получения электронных копий грузосопроводительных документов, включая сертификаты.

«Представим, что сегодня последний день оплаты поставщику, а завтра уже планируется логистика поставки. Заказчик производит оплату, но поставщик увидит денежные средства на счете только на следующий день. Соответственно, он не включает заказчика в поставку на завтра, что также влияет на наличие товара и оборот продукции. С SAP DSN при проведении оплаты поставщик автоматически получит уведомление. Это дополнительно сэкономит время категорийного менеджера, которому не придется беспокоить бухгалтера, чтобы тот переслал ему заверенную платежку для передачи поставщику».

«DSN позволяет в режиме реального времени видеть и согласовывать все заявки с обеих сторон по настроенным правилам. Это сокращает время обработки заказа и значительно ускоряет саму поставку. Благодаря системе оповещений по каждому из статусов в цепочке поставки нет необходимости звонить или писать поставщику. Вместо расширения штата отдела закупок SAP DSN предлагает автоматизацию оперативного взаимодействия по каждому поставщику с помощью преднастроенных решений, системы оповещений и так далее».

Как увеличить выгоду от решения для автоматизации документооборота в закупках в сочетании с другими продуктами SAP Ariba?

Чем крупнее сеть, тем привлекательнее она выглядит для поставщика и тем больше предложений получает. Чтобы не упустить самые выгодные, категорийный менеджер анализирует каждое из них вручную. Как автоматизировать этот процесс? В этом поможет стандартизация и программное решение SAP Ariba Sourcing.

«Гораздо проще и быстрее воспринимается и считывается стандартизированная информация о ценах, ассортименте и условиях поставки. Также ее проще загружать в систему хранения данных, анализировать и сравнивать с текущими условиями. В крупных сетях категорийные менеджеры получают десятки коммерческих предложений в день. SAP Ariba Sourcing позволяет намного эффективнее сводить и сравнивать эти данные по сравнению с ручной обработкой, а в случае необходимости переключиться на резервного поставщика».

Торговые организации нуждаются в высокотехнологичных инструментах, которые помогают выполнять стратегические задачи по развитию. SAP Ariba Sourcing может выступать как дополнение к уже используемым продуктам. Например, помогать в формировании ассортимента за счет реализации различных типов ценообразования и взаимодействия с поставщиками. При этом категорийные менеджеры смогут применять сценарии управления, ABC- и XYZ-анализы для контроля и оптимизации складских запасов и другие инструменты с наименьшими временными затратами.

«Отечественные компании продолжают опираться на устаревшее программное обеспечение и Excel. Но эволюция движется к использованию умных систем, которые умеют учитывать десятки факторов ценообразования, в том числе не всегда очевидных для человека. Эти факторы часто невозможно проанализировать без автоматизации. Внедрение современных решений позволяет видеть реальную картину в магазинах с высокой точкой актуальности практически в онлайн-режиме, в то время как конкуренты продолжают рассчитывать цены и реализовывать другие бизнес-решения, не учитывая все факторы, влияющие на спрос и логику ведения бизнеса. Руководитель товарного направления уже не тратит время на простые вычисления в Excel, а использует свои компетенции и действует как аналитик, своевременно подбирая стратегию для каждой группы ассортимента, анализируя и выявляя все факторы и взаимосвязи. SAP Ariba Sourcing может стать отправной точкой для того, чтобы компании, все еще работающие «по старинке», выбрали верную стратегию развития и перестроили саму систему работы с поставщиками, инвестируя в покупку программных продуктов и бизнес-приложений SAP».

SAP Ariba Sourcing, так же как и SAP DSN, имеет стандартные возможности интеграции с SAP S/4HANA. Интегрированное использование этих решений позволяет ритейл-компаниям не только автоматизировать текущие процессы, связанные с закупками товаров и оборотом продукции, но и воспользоваться преимуществами продуктов SAP для стратегического планирования.

Таким образом, можно выстроить сквозной процесс, в котором поставщик будет принимать участие в тендерах и получать заказы на поставку от покупателя с использованием одной площадки.

Сталкивались с подобными проблемами в закупочной деятельности внутри вашей торговой организации? Оставьте заявку на бесплатную консультацию, и консультанты расскажут о возможностях внедрения решения, отвечающего за взаимодействие поставщика и покупателя, и других решений SAP.

Хотите узнать больше?

28 октября специалисты LeverX Group проведут онлайн-вебинар, посвященный месту закупок в цифровой трансформации компаний, в ходе которого познакомят участников с существующими решениями и их возможностями, расскажут, какие проблемы они позволяют решить, и проиллюстрируют это убедительными примерами из практики своих клиентов.

Регистрация на вебинар и подробности о его проведении доступны по ссылке.

На правах рекламы