Как с iSpring за год обучить 6000 сотрудников и сплотить коллектив во время карантина. Кейс AKFA Group.

За двадцать лет AKFA Group прошла путь от небольшой компании по производству оконного профиля до холдинга, который объединяет более 20 производств и более 8000 сотрудников. Сейчас AKFA – крупнейший в стране производитель фасадных и оконных систем, которые импортируются в Россию, страны СНГ и Европы. Особое внимание руководство AKFA Group уделяет повышению квалификации сотрудников. За прошлый год компании удалось в десять раз увеличить количество обучающих тренингов для персонала, снизив при этом расходы на обучение. О том, как этого удалось достичь, рассказывает старший специалист по обучению и развитию персонала AKFA Group Дилдора Аллаярова. 

Учеба для нас всегда была в приоритете – от квалификации сотрудников зависит успех нашего бизнеса. У нас на производстве существует традиция наставничества: более опытные сотрудники обучают новичков работе со станками, технологическим операциям, технике безопасности. Кроме того, мы регулярно проводим тренинги и курсы в центральном офисе как для производственников, так и сотрудников офиса. Очное обучение организовать сложнее. Наши объекты расположены в разных городах и у сотрудников, например, из Навои, на дорогу и обучение с проживанием уходит 1-2 дня. 

Главная проблема заключается не в тратах компании на проезд и жилье, а в том, что приходится отрывать сотрудников от производства. В 2019 году корпоративные курсы и тренинги посетили около 1,5 тысяч сотрудников – это меньше четверти персонала AKFA Group, а нам необходимо, чтобы в обучение была вовлечена большая часть специалистов. Мы поняли, что это невозможно без онлайн-обучения.  

Выбор платформы

Платформу для онлайн-обучения мы выбирали из пяти вариантов совместно со специалистами нашего IT-центра. «Претендентов» оценивали по нескольким показателям. Нам важно, чтобы платформой было легко пользоваться, чтобы мы могли быстро управлять учебным контентом, учащиеся свободно общались друг с другом, а мы в любой момент могли бы выгрузить понятную статистику по прохождению сотрудниками курсов. Кроме того, нам нужно было, чтобы платформа давала возможность подключить большое количество (несколько тысяч) аккаунтов.

А поскольку законодательство Республики Узбекистан запрещает хранить данные сотрудников на серверах за границей, платформу необходимо было развернуть на наших собственных серверах. Также мы оценивали возможность техподдержки, цену и обучающие материалы, которые позволят быстро освоить платформу. Мы рассматривали не только официальные данные, которые предоставляли нам производители инструментов для онлайн-обучения, но и общались с пользователями на форумах, читали отзывы. После такого тщательного отбора мы остановились на iSpring Leаrn. 

Первые курсы

Мы самостоятельно разрабатываем онлайн-курсы для своих сотрудников на конструкторе iSpring Suite. Конструктор предоставляет множество инструментов и форматов контента для составления курсов. Специалисты iSpring не только научили нас их использовать, но и рассказали много полезного о самом дистанционном обучении. Мы узнали о том, как упаковывать материал, о методологии, структуре обучающих курсов, дизайне, разных “фишках”, которые привлекают внимание пользователей. Итогом нашего обучения стал welcome-курс для новичков в компании, который мы используем до сих пор.

Первый обучающий курс я и моя коллега составили для наших HR-специалистов – он касался темы рекрутинга. На этой фокус-группе из 50 человек мы проверили возможности платформы, получили положительные отзывы и решили, что идем в правильном направлении. После этого мы начали готовить курсы для отдела продаж и производства.

Например, нам пришел запрос: необходимо, чтобы все, кто работает на промышленных площадках, освоили MES – систему мониторинга производственных процессов. Это программа, которая контролирует всю автоматику на заводах, и хорошо в ней разбираться необходимо всем сотрудникам промышленных объектов – от этого зависит безопасность и качество производственных процессов. Сейчас этот курс активно используется для обучения сотрудников производства. 

Этот курс мы готовили совместно со специалистом с производства, который ставил задачи и предоставлял данные, а мы разбивали информацию на блоки, оформляли ее, готовили итоговый тест. Чтобы пройти такой курс по MES от начала до конца потребуется примерно 80 минут. Но мы обычно даем недельный срок на его прохождение, чтобы человек мог, не торопясь, проходить по одному-два блока в день без ущерба работе. Еще мы подготовили курс по продукции компании для отдела продаж, чтобы сотрудники могли изучать товары не на складе или по каталогам, а дистанционно. 

Адаптация к онлайн-учебе

Вначале показатель вовлеченности в онлайн обучения составлял всего 3%. То есть, если мы назначаем прохождение курса 100 сотрудникам, до конца его проходят только трое. Хотя у iSpring есть отличное мобильное приложение, которое позволяет проходить любой курс в удобное для сотрудника время – вся база знаний доступна ему в режиме 24/7. Но в нашей стране пока не настолько популярно онлайн-обучение как, например, в России, поэтому для сотрудников оно было непривычным. Они привыкли обучаться очно или решать какой-то вопрос по телефону или лично с коллегой. Но таким образом невозможно масштабировать передачу знаний, поэтому нам пришлось потрудиться, чтобы изменить отношение к онлайн-обучению.

Первые месяцы мы активно консультировали сотрудников, помогали им разобраться с настройками платформы – как на стационарном компьютере или ноутбуке, так и в мобильном приложении, объясняли, важность прохождения курсов. Мы сняли небольшой видеоролик, в котором объясняем, как загрузить приложение iSpring и начать им пользоваться. А всем, кому назначали курсы, мы периодически напоминали о дедлайнах. В результате сотрудники за несколько месяцев привыкли к новому формату и обучаемость выросла с 3 до 80%.

Мы планируем докупить еще три тысячи учебных аккаунтов. Сейчас в нашей компании реализуется много проектов, внедряются новые технологии и бизнес-процессы, и все это будет поддерживать обучение с помощью платформы iSpring. Например, мы запускаем в компании систему электронного документооборота, которую должны освоить все сотрудники компании. Быстро обучить несколько тысяч человек работе с ней можно только с помощью онлайн-курса. От очного обучения мы не отказались – у нас остается наставничество и тренинги на местах, онлайн-курсы органично дополнили их. 

Что мы получили

По итогам года охват корпоративным обучением вырос в десять раз. Если в 2019 году в активе было 80 тренингов и курсов, то в 2020 году выросло до 819 тренингов и курсов. Год назад обучением были охвачены чуть меньше 1,5 тысяч человек, а в 2020 хотя бы один курс или тренинг прошли  6194 человека – вчетверо больше. При этом мы экономили на затратах на очное обучение: не приходилось оплачивать дорогу сотрудников из других городов и отрывать их от работы. Например, наши сотрудники ежегодно отправлялись на большой тренинг по продажам в Алма-Ату. Только на дорогу уходило два дня, компания брала на себя все расходы. После внедрения iSpring мы сэкономили 10-15% средств, выделенных на очное обучение. 

Внедрение iSpring сэкономило 10-15% средств, выделенных на очную учебу. Раньше наши сотрудники ежегодно отправлялись на большой тренинг по продажам в Алма-Ату. Только на дорогу уходило два дня, компания брала на себя все расходы.

Онлайн-обучение дало нам еще один бонус, который пока сложно отразить в деньгах, – оно сплотило наш коллектив во время карантина. Внедрение дистанционного обучения совпало с началом пандемии, часть сотрудников перешла на удаленную работу. При этом падает производительность, люди чувствуют себя оторванными от коллектива. Мы же решили использовать это время для развития наших специалистов. С помощью платформы iSpring они изучали наши курсы, туда же перевели, например, очные занятия по английскому языку которые посещали некоторые сотрудники. 

Благодаря этому наши люди не чувствовали себя разобщенно, они понимали, что нужны компании. Сотрудники более продуктивно использовали время карантина и ощущали, что они – часть команды, что компания их эмоционально поддерживает, помогает развиваться. А это очень важно для работоспособности и повышает лояльность к общему делу. Мы смогли без проблем вернуться к полноценной работе после отмены карантина, сохранив оптимистичный настрой команды. 

Не только клиенты, но и партнеры

Мы не только пользуемся продуктами для дистанционного обучения, но и сами продвигаем их на территории Узбекистана, став партнером iSpring. Платформу мы развернули на своих машинах на базе нашего ЦОД. Сейчас IT Center AKFA Group продает продукты iSpring другим компаниям и обеспечивает техническую поддержку. У нас есть собственный колл-центр по работе с iSpring, в котором две «линии» техподдержки. Если не сможем помочь клиентам самостоятельно – мы переведем их на техподдержку iSpring, которая работает в режиме 24/7. 

Но пока нам не приходилось связываться с разработчикам, справляемся своими силами, потому что с действительно сложными вопросами к нам не обращались. У платформы отличная архитектура, нет никаких багов и практически все обращения пользователей касаются каких-то административных вопросов – открыть новый аккаунт, добавить группу и так далее. И мы можем ручаться за эту платформу не только как пользователь, но и как партнер.